Digitales Mitarbeiter Onboarding: Vorteile, Typen, Tools (2023)

Das Onboarding von Mitarbeitern ist von entscheidender Bedeutung, damit sich neue Mitarbeiter in ihrer neuen Rolle wohlfühlen und produktiv arbeiten können. Ein effektiver Onboarding-Prozess ist unerlässlich, um neue Mitarbeiter im Unternehmen willkommen zu heißen und sie mit der Unternehmenskultur, ihrem neuen Team und ihren Geschäftszielen vertraut zu machen. Bei richtiger Vorgehensweise ist das Onboarding der Mitarbeiter die Grundlage für den künftigen Erfolg des neuen Mitarbeiters. Im digitalen Zeitalter wenden sich Unternehmen neuen Apps und Tools zu, um ihre traditionellen Onboarding-Prozesse in ansprechendere digitale Mitarbeitererfahrungen zu verwandeln. Ein digitaler Onboarding-Prozess ermöglicht es Arbeitgebern, ihren Onboarding-Prozess zu rationalisieren und einen flexibleren, persönlicheren Ansatz zu bieten, während sie gleichzeitig Zeit und Ressourcen sparen.

Hier ein Beispiel, wie digitales Mitarbeiter-Onboarding aussehen kann.

Was ist digitales Onboarding?

Digitales Onboarding bedeutet die Nutzung digitaler Tools und Technologien für das Onboarding neuer Mitarbeiter. Sie ermöglicht es Unternehmen, eine kostengünstige, effiziente Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern zu erstellen, indem sie rund um die Uhr zentralen Zugriff auf alle Informationen bietet, ein personalisiertes Onboarding-Erlebnis schafft und Unterstützung beim Verständnis der Unternehmensabläufe bietet.

Digitales Onboarding vs. traditionelles Onboarding

Lassen Sie uns ein paar Unterschiede zwischen digitalen und traditionellen Onboarding-Prozessen diskutieren.

 Traditionelles OnboardingDigitales Onboarding
KostenZusätzliche Kosten für den Druck von Unterlagen und Schulungsmaterial sowie für die Einstellung von Ausbildern.Einsparung von Druckkosten und Kosten für die Einstellung von Ausbildern dank digitaler Einführungsunterlagen
InformationssicherheitErmöglicht ein sichereres Onboarding, da alle Dokumente physische Akten sind.Eine GDPR-konforme Onboarding-Software sorgt für sichere Daten.
UnterstützungFür jedes Problem mit einer Anwendung, einer Software oder einem Prozess müssen von den Mitarbeitern Support-Tickets erstellt werden.Digitale Onboarding-Software bietet 24*7-Support für Mitarbeiter, ohne dass Support-Tickets erstellt werden müssen.
Engagement der MitarbeiterTraditionelle Onboarding-Praktiken sind dokumenten- und präsentationsbasiert und bieten den Mitarbeitern keine ansprechende Erfahrung.Digitales Onboarding bietet Video-Onboarding, interaktive Schulungen und personalisierte Schulungsinhalte, um das Engagement der Mitarbeiter zu steigern.
Selbstbestimmtes LernenBei herkömmlichen, von Ausbildern geleiteten Einführungsveranstaltungen wird erwartet, dass die Mitarbeiter nach dem Tempo des Ausbilders lernen.Digitales Onboarding ermöglicht selbstgesteuerte Lerneinheiten für effektives Lernen.
Kultur der TelearbeitOnboarding-Sitzungen in einem physischen Raum sind für Unternehmen, die eine Kultur der Telearbeit praktizieren, unpraktisch.Digitales Onboarding ist sowohl für Remote- als auch für Büroarbeitsplätze effizient.

Vorteile von Digitalem Mitarbeiter-Onboarding

Im Folgenden finden Sie einige Vorteile des digitalen Onboardings, um zu verdeutlichen, warum es eine effektivere Onboarding-Methode ist als das traditionelle persönliche Onboarding.

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1. Efficiency

Das herkömmliche Onboarding ist zeitaufwändig und beinhaltet eine beträchtliche Menge an manuellem Papierkram, was sowohl für den neuen Mitarbeiter als auch für das HR-Team frustrierend ist.

Digitales Onboarding hingegen ist weniger zeitaufwändig und effizient, da alles in einer zentralen Datenbank gespeichert ist. Wenn Sie alle Onboarding-Dokumente und -Informationen in digitaler Form zur Verfügung haben, müssen sich die Personalleiter nicht mehr durch endlosen Papierkram wühlen und die neuen Mitarbeiter können alle Dokumente in ihrer eigenen Zeit unterschreiben.

2. Konsistenz

Digitales Onboarding ermöglicht es Unternehmen, ein einheitliches Markenerlebnis für jeden neuen Mitarbeiter zu schaffen, indem sie ihn durch dieselben Onboarding-Prozesse und Informationen führen. Durch eine einheitliche Erfahrung für jeden neuen Mitarbeiter wird sichergestellt, dass alle vom ersten Tag an auf derselben Seite stehen.

3. Reduziert die Kosten

Das Onboarding neuer Mitarbeiter, sowohl auf traditionellem als auch auf digitalem Wege, kostet das Unternehmen Zeit und Ressourcen. Das traditionelle Onboarding ist jedoch mit Papierkram und Druckkosten verbunden, die durch das digitale Onboarding leicht ersetzt werden können, ohne an Effizienz zu verlieren. Darüber hinaus erfordert das digitale Onboarding weniger persönliche Schulungen, wodurch die Kosten für die Einstellung von Ausbildern eingespart werden können.

4. Verbessert das Engagement der Mitarbeiter

Digitale Onboarding-Software hilft bei der Erstellung eines durchdachten, lehrreichen und ansprechenden Onboarding-Programms durch Video-Onboarding, interaktive Schulungen, personalisierte Schulungsinhalte usw. Die Bereitstellung ansprechender und effektiver Onboarding-Methoden steigert das Engagement, verbessert die Mitarbeitererfahrung und hilft, neue Mitarbeiter schnell und effizient in das Team zu integrieren.

5. Genauigkeit

Die digitale Speicherung und Darstellung von Informationen gewährleistet Genauigkeit. Die Materialien werden zentral in einem Dokumentenmanager gespeichert und können jederzeit überprüft und aktualisiert werden. Digitales Onboarding stellt sicher, dass die Informationen immer konsistent, aktuell und korrekt sind, egal ob es sich um ein kleines Team von 20 oder ein globales Team von 2000 Personen handelt.

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6. Kontinuierliche, 24/7-Unterstützung

Selbst nach umfassenden Onboarding-Sitzungen mit neu eingestellten Mitarbeitern zu Unternehmensanwendungen werden die Mitarbeiter immer noch Fragen zur Navigation oder zur Ausführung von Aufgaben haben. Digitale Onboarding-Software bietet Mitarbeitern Unterstützung, ohne dass sie Support-Tickets erstellen und auf eine Lösung warten müssen. Diese schnellen Lösungen sparen den neuen Mitarbeitern viel Zeit und ermöglichen es ihnen, das Lernen im Arbeitsfluss zu priorisieren und schneller produktiv zu werden.

5 Tipps für die Gestaltung eines digitalen Onboarding-Prozesses

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um ein effektives digitales Onboarding-Erlebnis für Ihre neuen Mitarbeiter zu schaffen.

1. Preboarding

Jedes digitale Onboarding-Erlebnis beginnt mit einem hervorragenden Preboarding. Unter Preboarding versteht man alle Aktivitäten, die bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters im Unternehmen anfallen.

Das Preboarding umfasst die folgenden Aufgaben:

  • Einrichtung von E-Mail-Konten für neu eingestellte Mitarbeiter
  • Schaffung aller notwendigen Zugänge für die Mitarbeiter
  • Entwicklung von Schulungsmodulen für neue Mitarbeiter
  • Versenden einer E-Mail an das Unternehmen, in der der Eintritt des neuen Mitarbeiters angekündigt wird
  • Kontaktaufnahme mit Abteilungsleitern oder Vorgesetzten, um sicherzustellen, dass sie auf den neuen Mitarbeiter vorbereitet sind
  • Planung von Onboarding-Sitzungen und -Veranstaltungen mit allen beteiligten Parteien
  • Erstellung eines Begrüßungspakets einschließlich eines Willkommenspakets für das Unternehmen

2. Onboarding-Dokumente

Wenn ein neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen eintritt, gibt es eine Menge Papierkram zu erledigen. Hier sind die wichtigsten Dokumente und Unterlagen, die neue Mitarbeiter bei der Einstellung ausfüllen müssen:

  • W-4 Formular
  • Formular Beschäftigung I-9
  • Staatliche Quellensteuerbescheinigung
  • Aufzeichnungen über Drogentests
  • Arbeitsangebot Brief
  • Formular Arbeitsvertrag
  • Berufliche Erwartungen, Verantwortlichkeiten und Ziele
  • Prozess- und Verfahrenshandbücher
  • Handbuch für Mitarbeiter
  • Organigramm
  • Risikomanagement-Politik
  • Markenrichtlinien
  • Formular für Notfallkontakte
  • Wettbewerbsverbotsvereinbarung
  • Zustimmungsdokument für Arbeitnehmer
  • Unternehmenskalender
  • Formular für direkte Einzahlungen
  • FMLA-Formular
  • Krankenversicherungsplan Dokument
  • 401K-, Renten- und Ruhestandsdokumente
  • Freistellungspolitik
  • Übersichtsdokument der Vorteile
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Im Gegensatz zum traditionellen Onboarding müssen Sie beim digitalen Onboarding einen neuen Mitarbeiter nicht gleich am ersten Tag mit einer Menge Papierkram überhäufen. Bei einem digitalen Prozess werden alle Onboarding-Aktivitäten, vom Papierkram bis zur Schulung, online abgeschlossen.

Das Unterzeichnen und Ausfüllen aller Onboarding-Dokumente ist über eine einheitliche Plattform möglich.

Hier finden Sie einige Online-Dokumentationsressourcen, die Sie für die Übermittlung und Sammlung der Unterlagen in Betracht ziehen können:

  • DocuSign
  • Citrix RightSignature
  • SignNow

3. Besprechen Sie Ziele und Ergebnisse

Stellen Sie sicher, dass Ihre neuen Mitarbeiter von Anfang an eine Liste mit regelmäßigen Aufgaben, Zielen, Etappenzielen und Leistungsindikatoren haben. Erstellen Sie einen 30-60-90-Tage-Plan für neue Mitarbeiter, um ihnen einen Überblick über ihre Aufgabe im Unternehmen zu geben.

Die Ziele für die 30-60-90-Tage-Phasen müssen SMART sein: spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden. Es ist wichtig, daran zu denken, dass ein neues Teammitglied in den ersten Monaten seiner Beschäftigung nur eine bestimmte Menge lernen kann. Auch wenn Sie viele Themen zu behandeln haben, sollten Sie neue Mitarbeiter nicht mit zu vielen Informationen auf einmal überfordern.

Um Ihren 30-60-90-Plan zu visualisieren und Transparenz für Mitarbeiter und Vorgesetzte zu schaffen, kann mit einer Onboarding-Software wie Trello ein zentraler Bereich in Form eines Onboarding-Boards für jeden Mitarbeiter eingerichtet werden.

4. Aufgaben automatisieren

Eine der besten Eigenschaften digitaler Onboarding-Tools ist, dass Sie durch die Automatisierung von Routineaufgaben Zeit sparen können. Sobald der Onboarding-Prozess festgelegt ist, lassen sich alle damit verbundenen Aufgaben wie das Versenden von Angebotsschreiben, das Einrichten von Erinnerungen für neue Mitarbeiter, das Versenden von E-Mails usw. leicht automatisieren, um den Onboarding-Workflow zu optimieren.

Es können zusätzliche Regeln aufgestellt werden, um den Ablauf des Onboarding-Prozesses je nach Fortschritt des neuen Mitarbeiters zu ändern. Mit den Funktionen zur Erstellung von Workflows in digitalen Onboarding-Tools kann zum Beispiel verhindert werden, dass ein neuer Mitarbeiter auf Teil zwei des Onboarding-Prozesses zugreift, bevor er Teil eins abgeschlossen hat.

5. Fortbildung zum Selbststudium

Die traditionelle Einarbeitung von Mitarbeitern umfasst von Ausbildern geleitete Schulungssitzungen wie Konferenzen oder Seminare, die in einem physischen Raum stattfinden. Im Gegensatz dazu ermöglicht eine digitale Onboarding-Software das Lernen im eigenen Tempo, so dass neue Mitarbeiter selbstständig auf Lernmaterialien zugreifen und Schulungen in ihrem eigenen Tempo absolvieren können.

Schulungen im eigenen Tempo sparen Geld für die Einstellung von Ausbildern, helfen neuen Mitarbeitern, schneller produktiv zu werden, indem sie im Arbeitsfluss lernen, ermöglichen Schulungen für eine größere Gruppe von Mitarbeitern und erfordern nicht jedes Mal, wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, die Planung neuer Sitzungen.

Darüber hinaus ermöglicht die digitale Onboarding-Software die Anpassung von Schulungs- und Lehrinhalten, um maßgeschneiderte Schulungspfade für verschiedene Personen zu erstellen.

Sprechen Sie uns an, wenn Sie für Ihr digitales Mitarbeiter-Onboarding Unterstützung brauchen.

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