Wie Sie Prozesse im Unternehmen verbessern und effizienter arbeiten

Wer wirklich produktiv arbeiten will, muss seine Workflows bestmöglich gestalten. Aber was heißt das genau und wie können auch Sie es in Ihrem Unternehmen umsetzen? Wir zeigen Ihnen 8 Tipps und Techniken, mit denen Sie Prozesse im Unternehmen verbessern können. Lesen Sie also weiter, wenn Sie aus ineffizienten Strukturen Workflows machen wollen, mit denen Ihr Unternehmen reibungslos funktioniert.

Prozesse im Unternehmen verbessern – warum Sie das schleunigst tun sollten

Stellen Sie sich vor, in Ihrem Unternehmen würde alles wie am Schnürchen funktionieren: keine nervigen Kommunikationsschleifen, keine unnötigen Hürden bei der Bearbeitung von Aufgaben, kein ans anstrengendes Warten auf Input von Mitarbeitern oder Freigaben von Führungskräften. Traumhaft, oder? In der Realität sieht das Ganze aber oft anders aus: Mitarbeiter X und Mitarbeiter Y haben aneinander vorbeikommuniziert, eine Aufgabe wurde missverstanden, dadurch der nächste Schritt in einem Projekt aufgehalten … Sprich: „Irgendwo hakt’s immer!“

Das kostet Sie als Unternehmen nicht nur Nerven, sondern auch bares Geld. Und auch die Mitarbeitermotivation leidet erheblich unter Prozessen, die einfach nicht gut funktionieren. Dauerhaft schleppende Workflows sind einer der Hauptgründe, die Erfolg verhindern. Wenn Sie weiterhin wettbewerbsfähig bleiben und ihre Mitarbeiter zu Höchstleistungen motivieren wollen, sollten Sie sich also jetzt fragen: Wie kann ich die Prozesse im Unternehmen verbessern?

Wenn Sie diese Frage für sich beantworten und erfolgreich in die Tat umsetzen, können Sie durch verbesserte Prozesse folgende Vorteile generieren:

  • Sie liefern Arbeit in besserer Qualität: Dadurch sind Ihre Kunden zufriedener und geben Ihnen gerne bessere Bewertungen sowie Folgeaufträge.
  • Sie arbeiten einfach schneller, weil unnötige Produktionsschleifen wegfallen.
  • Dadurch sparen Sie erheblich an Produktions- und Personalkosten ein.
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Mit diesen 8 Tipps und Techniken können Sie Prozesse im Unternehmen verbessern

Wenn Workflows nicht funktionieren, hat das vor allem mit drei Dingen zu tun: mangelhafter Kommunikation, fehlender Dokumentation und ineffizienter Technik. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, genau diese drei Dinge in Ihrem Unternehmen zu verbessern.

1. Redundante Prozesse eliminieren

Einige Prozesse stammen noch aus Urzeiten des Unternehmens, waren damals sinnvoll, sind es aber heute nicht mehr. Vor allem redundante Prozesse hemmen den Workflow und kosten unnötig Arbeitskraft. Fragen Sie sich bei jedem redundanten Prozess also: Brauchen wir das wirklich? Muss diese E-Mail von vier Menschen gelesen werden? Muss dieser Prozess von drei Instanzen kontrolliert werden? Oder reicht vielleicht einmal aus bzw. gibt es eine Möglichkeit, das Ganze zu automatisieren? Wenn Sie redundante Prozesse auf das Nötigste minimieren, machen Sie Ihre Prozesse effizienter und schonen das Nervenkostüm Ihrer Mitarbeiter.

2. Definieren Sie Verantwortlichkeiten genau, wenn Sie Prozesse verbessern wollen

Oft entsteht unnötige Arbeit oder „waste“, wenn Verantwortlichkeiten innerhalb eines Projekts nicht genau definiert sind. Sorgen Sie also bei jedem Start eines neuen Auftrags oder Produktionsprozesses dafür, dass jeder weiß, wofür er oder sie zuständig ist. Dafür können Sie das DEMI-Modell nutzen:

  • D wie „Durchführung“: Wer trägt die operative Verantwortung dafür, dass das Geplante auch umgesetzt wird?
  • E wie „Ergebnis“: Wer sorgt dafür, dass das Umgesetzte den Vorgaben entspricht im Sinne einer Qualitätssicherung?
  • M wie „Mitarbeit“: Wer ist darüber hinaus direkt an der Umsetzung beteiligt und für welchen Bereich?
  • I wie „Informieren“: Wer dokumentiert das Projekt, um andere darüber zu informieren?

Wenn diese vier Bereiche von Anfang an definiert sind, kommt es im Projektverlauf zu weniger Missverständnissen – und der Workflow läuft reibungsloser.

3. Soft- und Hardware überprüfen und ggf. verbessern

Arbeiten Sie noch mit vielen einzelnen Programmen, z. B. für Bestellungen, E-Mail-Kontakt und interne Dokumentation? Dann müssen Sie in jedem einzelnen Programm Daten einpflegen, kopieren und aktualisieren? Das geht bestimmt auch besser! Suchen Sie nach Schnittstellen, mit denen Sie mehrere Programme in eines integrieren können. Informieren Sie sich über All-in-One-Lösungen, die mehrere Funktionen auf einmal übernehmen können. Oder lassen Sie Software programmieren, die genau auf Ihre Unternehmensbedürfnisse ausgerichtet ist. Das ist anfangs zwar mit einer größeren Investition verbunden, wird aber auf Dauer Prozesse im Unternehmen verbessern und Ihnen dadurch hohe Kosten einsparen. Und natürlich müssen auch Ihre Gerätschaften einwandfrei funktionieren, damit Sie effizient arbeiten können. Wichtig: Sie sollten unbedingt einen IT-Support haben, der Ihnen schnell und kompetent hilft, wenn es Probleme mit Software oder Hardware gibt.

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4. Vermeiden Sie Wartezeiten zwischen einzelnen Aufgaben-Steps

Wenn Sie Aufgaben in viele kleine Teilaufgaben unterteilen, wandern diese vom einen zum nächsten Mitarbeiter. Beispiel: Mitarbeiter A hat ein Konzept für eine E-Mail-Kampagne erstellt. Mitarbeiter B hat den Text dazu geschrieben. Mitarbeiter C hat eine passende Grafik erstellt. Und so weiter … Das ist an sich völlig normal, denn dafür gibt es ja Teams. Problematisch wird es erst dann, wenn die Zeit zwischen Abgabe durch Mitarbeiter A und Weiterbearbeitung durch Mitarbeiter B zu groß wird. Wenn Mitarbeiter B noch mit einem anderen Projekt beschäftigt ist, bleibt die neue Aufgabe natürlich im Postfach liegen. Dabei hätte Mitarbeiter C vielleicht längst Gelegenheit gefunden, sie weiterzubearbeiten. Und, das kommt noch hinzu: Je mehr „liegenbleibt“, desto länger dauert es, Aufgaben überhaupt zu finden und darüber zu kommunizieren. Wenn Mitarbeiter B mit dem Projekt beginnt, hat Mitarbeiter A vielleicht fast schon vergessen, worum es dabei ging. Die Lösung: Versuchen Sie diese Wartezeiten so gut es geht, zu vermeiden. Sorgen Sie dafür, dass von Anfang an feste Termine zur Erledigung der Teilaufgaben definiert werden. Erlauben Sie ggf. einen Tausch unter den Mitarbeitern, wenn das Projekt dadurch schneller fertig wird.

5. Schaffen Sie ein effizientes Arbeitsklima mit wenigen Unterbrechungen

Viele Unterbrechungen mindern die Effizienz. Das ist einleuchtend. Wussten Sie aber, dass es nicht nur die Unterbrechungszeit selbst ist, die auf Kosten der Arbeitszeit geht, sondern dass noch 15 % der Bearbeitungszeit zur erneuten Fokussierung auf die Aufgabe nötig sind[1]? Das heißt: Jede noch so kleine Unterbrechung hat einen massiven Einfluss auf die Bearbeitungsdauer einer Aufgabe. Wollen Sie diese geringhalten, müssen Sie dafür sorgen, dass Fokussierung setzen. Vereinbaren Sie feste Zeiten, um E-Mails zu checken oder sich auszutauschen, und empfehlen Sie Ihren Mitarbeitern, sich sonst ganz auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Dadurch werden nicht nur Aufgaben schneller bearbeitet, sondern auch Pausen bewusster genutzt. Hier können Sie darüber hinaus Schulungen für Ihre Mitarbeiter zu den Themen Effizienz und Fokussierung anbieten.

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6. Setzen Sie Meetings nur dann ein, wenn es sinnvoll ist

Regelmäßige teaminterne Kommunikation über Projektabläufe und Zwischenergebnisse sind gut und sinnvoll. Wenn diese allerdings überhandnehmen und gefühlt die Hälfte der Arbeitszeit ausmachen, wird es ineffizient. Daily Meetings sollten auf einen festen Rahmen (bspw. fünf Minuten) begrenzt sein. Auch größere Meetings sollten einem eindeutigen Plan folgen. Ein Moderator kann ebenfalls dafür sorgen, dass eine vereinbarte Meetingdauer auch eingehalten wird. Und, ganz wichtig: Nutzen Sie Meetings wirklich zu dem Zweck, zu dem sie einberufen wurden. Interpersonelle Konflikte bspw. sollen natürlich auch Raum haben – nicht jedoch in einem Meeting zur Qualitätssicherung für ein Projekt.

7. Entscheiden Sie sich für ein Modell für Ihr Projektmanagement

Traditionell arbeitende Unternehmen nutzen häufig die so genannte „Wasserfall-Methode“, um Projekte umzusetzen und zu dokumentieren. Das ist dann nützlich, wenn es wenige Variablen gibt und sich Anforderungen im Laufe des Projekts nicht oder kaum ändern. Bei flexibleren Projekten, z. B. in den digitalen Branchen, setzen heute viele auf Agilität. „Scrum“ oder „Kanba“ arbeiten iterativ und können so auch wechselnden Anforderungen gerecht werden. Der Vorteil, wenn Sie auf ein festes Modell setzen: Sie haben stets eine Orientierungsmöglichkeit, um einen bestimmten Prozess zu verbessern. Wichtig ist dabei jedoch, dass Sie sich wirklich mit der Technik auskennen. Ein Scrum Master ist deshalb unabdingbar, wenn Sie agil Projekte managen wollen. Und denken Sie daran: Modelle sind Orientierungspunkte, die Interpretation und Umsetzung gemäß Ihrer Firma liegt an Ihnen selbst.

8. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Oft werden Prozesse verlangsamt, wenn nicht alle Projektbeteiligten über die Priorisierung informiert sind. Welcher Step ist wirklich der wichtigste? Was muss im Vorfeld erledigt werden, damit die Arbeit am Projekt weiterlaufen kann? Eine Priorisierung gleich zu Projektstart ist deshalb wichtig, damit Sie Prozesse im Unternehmen verbessern können. Auch hier bieten Modelle zum agilen Projektmanagement hilfreiche Anleitungen und Tools.   

Prozesse im Unternehmen verbessern mit kompetenter Unterstützung

Als E-Learning-Agentur haben wir schon zahlreichen Kunden dazu verholfen, durch wirkungsvolle Unternehmenskommunikation und Weiterbildung Prozesse in Ihren Unternehmen zu verbessern. Wollen auch Sie einen großen Schritt in Richtung Effizienzsteigerung machen? Wollen Sie ein Team, das besser und schneller arbeitet und dabei einfach höchste Qualität hervorbringt? Dann lassen Sie uns reden. Vereinbaren Sie jetzt einfach ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unseren Experten!


[1] https://wirtschaftspsychologie-aktuell.de/magazin/personal/fokussiert-arbeiten-statt-unterbrechungen

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